La Planification & Surveillance des Réponses aux Risques Projet : « Comment adapter votre plan en fonction des évolutions? »
Sur la base de l’évaluation des risques, l’équipe doit élaborer des plans de réponse pour chaque risque identifié. Ces plans peuvent inclure des mesures d’atténuation pour réduire la probabilité ou l’impact d’un risque. Des plans de contingence pour gérer les risques qui se matérialisent. Et des plans de transfert de risques, tels que l’achat d’une assurance. La planification des réponses aux risques de projet est une étape cruciale de la gestion des risques. Elle vise à élaborer des stratégies pour faire face aux risques identifiés. En suivant ces étapes, vous pourrez élaborer un plan de réponse aux risques complet et efficace.
Le circuit de la gestion des risques projet
1.Revue des risques identifiés :
Avant de commencer la planification des réponses aux risques, passez en revue tous les risques identifiés lors de l’analyse. Assurez-vous de comprendre les causes, les conséquences et les probabilités associées à chaque risque.
2.Classification des risques :
Classifiez les risques en fonction de leur impact potentiel sur le projet et de leur probabilité d’occurrence. En fonction de leur importance, nous classons les risques comme majeurs, mineurs, critiques, etc.
3.Développement de stratégies de réponse :
Pour chaque risque identifié, développez des stratégies de réponse appropriées. Il existe quatre principales stratégies de réponse aux risques :
Atténuation : Mettre en place des actions pour réduire la probabilité d’occurrence ou l’impact d’un risque.
Transfert : Déplacer la responsabilité du risque à une autre partie, par exemple en achetant une assurance, en externalisant une partie du projet ou en augmentant les ressources (expertise, consommable…) pour atténuer le risque.
Acceptation : Reconnaître le risque et décider de ne pas prendre de mesures spécifiques pour le traiter, souvent utilisé pour les risques peu probables ou dont l’impact est faible.
Évitement : Élaborer des plans pour éliminer complètement le risque en modifiant le projet ou ses objectifs.
4.Élaboration d’un plan de contingence :
En plus des stratégies de réponse principale, développez des plans de contingence pour les risques les plus importants ou les plus probables. Ces plans doivent décrire les actions à prendre si le risque se matérialise malgré les mesures préventives.
5.Allocation de ressources :
Identifiez les ressources nécessaires à la mise en œuvre des stratégies de réponse aux risques. Assurez-vous qu’elles sont disponibles lorsque nécessaire. La gestion des ressources lors de la gestion des risques est importante. Elle assure une réponse efficace et appropriée aux événements imprévus qui pourraient avoir un impact sur le projet.
6.Documentation du plan de réponse aux risques :
Documentez toutes les stratégies de réponse aux risques, les plans de contingence et les détails connexes dans un document formel. Assurez-vous que ce document est facilement accessible à toutes les parties prenantes du projet.
7.Communication et sensibilisation :
Communiquez le plan de réponse aux risques à toutes les parties prenantes du projet. Assurer une compréhension commune des risques et des actions prévues pour les gérer.
8.Révision et mise à jour régulières :
L’équipe doit régulièrement réviser et mettre à jour le plan de réponse aux risques tout au long du projet. Il faut tenir compte des nouveaux risques identifiés, des changements dans les circonstances du projet. Mais aussi de l’efficacité des stratégies de réponse mises en œuvre.
« Surveillance des risques projet : « Comment éviter les pièges courants et garantir le succès de votre projet? »
Une fois que le plan de réponse est en place, il est important de surveiller en permanence l’environnement projet. Pour détecter tout nouveau risque émergent et pour évaluer l’efficacité des stratégies de réponse mises en œuvre. Des ajustements peuvent être nécessaires en fonction de l’évolution des circonstances du projet et de la situation
Il est essentiel que l’équipe gère la surveillance et le contrôle des risques projet pour s’assurer qu’elle surveille continuellement les risques identifiés et prend les mesures appropriées pour atténuer leur impact. En mettant en œuvre une surveillance et un contrôle efficaces des risques projet, les équipes peuvent mieux anticiper les problèmes potentiels, réagir rapidement aux changements et minimiser les impacts négatifs sur le projet.
Surveillance des risques projet
- Suivi des risques identifiés : Il est important de suivre régulièrement tous les risques identifiés tout au long du projet. Cela peut être effectué en utilisant des outils de gestion des risques tels que des registres de risques, des tableaux de bord ou des logiciels spécialisés.
- Évaluation des risques : Continuez à évaluer la probabilité et l’impact des risques identifiés au fur et à mesure que le projet progresse. Certains risques peuvent devenir plus ou moins probables ou leur impact peut changer en fonction des développements du projet.
- Surveillance des déclencheurs : Identifiez les déclencheurs ou les signes avant-coureurs qui pourraient indiquer qu’un risque se matérialise. Cela peut inclure la surveillance des indicateurs de performance clés du projet qui pourraient signaler la survenance d’un risque.
- Évaluation de l’efficacité des stratégies de réponse : Évaluez régulièrement l’efficacité des stratégies de réponse mises en œuvre pour atténuer les risques. Si une stratégie de réponse ne fonctionne pas comme prévu, des ajustements peuvent être nécessaires pour mieux gérer le risque.
- Révision des plans de contingence : Si un risque se matérialise malgré les mesures préventives, mettez en œuvre les plans de contingence prévus pour gérer la situation. Ces plans doivent être régulièrement révisés pour s’assurer qu’ils restent pertinents et efficaces.
- Communication des mises à jour sur les risques : Assurez-vous de communiquer régulièrement les mises à jour sur les risques aux parties prenantes du projet. Cela peut inclure des rapports sur l’état des risques, des réunions de suivi dédiées ou des mises à jour dans les rapports d’avancement du projet.
- Apprentissage organisationnel : Enregistrez les leçons apprises tout au long du processus de gestion des risques. Cela permettra d’améliorer les pratiques de gestion des risques pour les projets futurs.
La surveillance et le Contrôle par la Matrice des 5/15 OU Matrice des Risques
La surveillance et le contrôle des risques commence à la phase d’avant-projet et s’arrête à la clôture du projet. Nous avons conçu un outil qui facilite la surveillance et le contrôle des risques. La matrice des risques ou la matrice des 5/15. C’est matrice de 5 colonnes et 15 lignes qui permet de lister les 15 risques les plus probables et les plus critiques pour la survie du projet.
Si au moment de répertorier ces types de risque d’autres risques du même type sont détectés il faudra adopter un pilotage projet à risque. La mention d’un « pilotage projet à risque » pour gérer les risques similaires détectés est également pertinente. Cela suggère que lorsque des risques similaires sont identifiés, il peut être nécessaire d’adopter une approche plus proactive et spécifique pour les gérer. Peut-être en mettant en place des mesures de surveillance plus étroites ou des actions d’atténuation spécifiques, nous y reviendrons dans un autre article.
Les registres de risques, également connus sous le nom de registres de gestion des risques, sont des outils utilisés dans la gestion de projet. Il permet de documenter, suivre et gérer les risques potentiels. L’utilisation de la matrice des risques pour sélectionner les risques les plus significatifs est une approche pragmatique. Elle vous permet de vous concentrer sur les risques les plus importants pour la réussite de votre projet. Cela vous aide à allouer vos ressources et votre attention là où elles sont le plus nécessaires.
La Matrice des risques ou Matrice 5/15
Comment concevoir votre Matrice des Risque ou Matrice des 5/15 ?
Elle représente une structure organisée où chaque ligne représente un risque spécifique et chaque colonne est utilisée pour documenter des informations telles que les déclencheurs, plan d’action, responsabilités.
- Mémo-technique des risques : La mémo-technique revient sur l’explication du risque, la probabilité, l’impact, la criticité.
- Déclencheurs : Un déclencheur de risque, parfois appelé « trigger » en anglais, est un événement ou une condition spécifique qui, lorsqu’il se produit, peut entraîner ou aggraver un risque identifié dans un projet. Ces déclencheurs peuvent être des signaux d’alarme indiquant que des mesures préventives ou correctives doivent être prises pour éviter ou atténuer les conséquences négatives du risque. Ces déclencheurs peuvent être liés à divers aspects tels que la technologie, les ressources humaines, les finances, etc.
- Plan d’action : Pour chaque risque identifié, un plan d’action est élaboré pour atténuer ou gérer le risque. Ce plan d’action peut inclure des mesures préventives, des stratégies de mitigation ou des plans de contingence en cas de réalisation du risque.
- Responsabilités : Attribution claire des responsabilités aux différentes parties prenantes pour la gestion des risques. Cela garantit une surveillance appropriée des risques et une action opportune pour minimiser leurs impacts. -Chaque risque est suivi par les personnes appropriées et que les actions nécessaires sont prises en temps voulu.
- Exemple d’une matrice des risques :
Planification Anticipée, Surveillance Proactive : « Gérer les Risques Projet avec Efficacité »
La planification des réponses aux risques et la surveillance continue sont essentiels de la gestion des risques. En élaborant des stratégies de réponse appropriées pour chaque risque identifié, les organisations peuvent mieux se préparer à faire face aux incertitudes et aux défis qui accompagnent tout projet. De plus, en surveillant de près l’environnement du projet et en ajustant les stratégies de réponse au besoin, les équipes peuvent minimiser les impacts négatifs des risques sur le projet et améliorer leurs chances de succès.
La mise en œuvre de processus structurés, tels que la classification des risques, le développement de plans d’action et la clarification des responsabilités, permet de garantir une gestion efficace des risques tout au long du cycle de vie du projet. De plus, l’utilisation d’outils tels que la matrice des risques facilite la sélection et la surveillance des risques les plus critiques pour la réussite du projet.
En adoptant une approche proactive et méthodique de la gestion des risques, les organisations peuvent renforcer leur résilience face aux défis imprévus et maximiser leurs chances de livrer des projets réussis dans les délais et les budgets impartis. L’apprentissage organisationnel continu à partir des expériences passées contribue également à améliorer les pratiques de gestion des risques pour les projets futurs, renforçant ainsi la capacité de l’organisation à faire face aux défis à venir avec confiance et détermination.
Mamadou Gueye
CEO Agile Practice
Ingénieur en systèmes d’information et chercheur en apprentissage automatique, M. Gueye est consultant certifié en ingénierie de projet agile et co-fondateur d’Agile Practice. Il a fait ses preuves en tant que chef de projet en Suisse chez SIN. Cet article est un aperçu de quelques points développés dans son livre « La transformation agile » . Vous pouvez faire votre réservation dès maintenant via l’adresse : info@agilepractice.net avec comme objet : Mon livre en attente. »